Die besten Meetings sind die, die gar nicht erst stattfinden müssen
…. doch Achtung: das heißt auch Chancen versäumen!
Die rasante Veränderung der Arbeitswelt zwingt förmlich zur Kommunikation. Unternehmen und Organisationen müssen sich in immer kürzerer Zeit an sich ständig wechselnde Bedingungen anpassen.
Der Markt verändert sich, die Kundenwünsche verändern sich, der Wettbewerb verändert sich, die Ziele des Unternehmens verändern sich …
Es besteht Informationsbedarf.
Und doch sind Meetings unbeliebt! Das muss nicht sein.
Meetings sind eine ganz großartige Möglichkeit, im Team an einem Thema zu arbeiten. Oder alle auf den gleichen Stand zu bringen. Oder beides.
Das geht! So gehen wir gemeinsam vor:
Das Ziel festlegen
Ganz wichtig! Was soll erreicht werden? Was genau soll am Ende des Meetings das Ergebnis sein?
Die Formulierung zwingt zur Hinterfragung des Nutzens vom geplanten Meeting. Ist das Thema oder die Information die ich benötige auch anders kommunizierbar? Was genau macht das Thema so wichtig, dass ein Meeting erforderlich ist? Ein Meeting umfasst selten nur eine Stunde - bei fünf Teilnehmern sind es schon 5 Arbeitsstunden, die aufgewendet werden!
Teilnehmer ermitteln und einladen
Das Ziel aus Schritt 1 hilft dabei, den Teilnehmerkreis festzulegen.
Wer ist in das Thema involviert? Wer wird informiert? Der Grad der Beteiligung am Thema bestimmt über die Teilnahme am Meeting oder über eine anschließende Information zu den Ergebnissen. Keine Langeweile durch Anwesenheit an Meetings die den Teilnehmer nicht tangieren!
Mit der Einladung werden alle Teilnehmer informiert, worum es geht – welchen Nutzen sie vom Meeting haben - und wie er zum Gelingen beitragen kann. Eine Tagesordnung bzw. ein Themenüberblick gibt den Teilnehmern Orientierung. Alles ist leichter, wenn man weiß was einem erwartet. Ungewissheit führt zu unnötigen Frust und Spekulationen.
Vorbereitung und Durchführung
Planung ist nicht alles – aber ohne Planung ist alles nichts.
Ein Drehbuch zum geplanten Ablauf ist Grundvoraussetzung für Ergebnisse. Wo wir hinwollen haben wir im Ziel definiert. Jetzt fehlen noch die Wegweiser – der Ablaufplan. Er ermöglicht ein Eingreifen im Falle von Abschweifen, Monologen, das Aufgreifen anderer Themen ….
Diese werden in einem Themenspeicher „geparkt“! Es wird kein Anliegen der Teilnehmer missachtet. Der Ablaufplan hilft aber, in diesem Meeting beim festgelegten Thema zu bleiben – das Ziel im Blickfeld!
Abschluss
Was wurde erreicht? und: Wie geht es weiter?
Die Zusammenfassung eines Meetings ist Pflicht! Nur so können Ergebnisse klar formuliert und evtl. noch bestehende Missverständnisse beseitigt werden. Ein Protokoll und eine Aufgabenliste – mit genauer Beschreibung der Aufgabe und des Termins!– machen das gesprochene Wort verbindlich.